Meetings mit KI protokollieren: So bekommst du dein Protokoll, ohne mitzuschreiben

Wer schreibt heute Protokoll? Meistens fällt diese Frage am Anfang eines Meetings, und meistens trifft es die Person, die gerade nicht schnell genug weggeschaut hat. Diese Person tippt dann eine Stunde lang mit, statt mitzudiskutieren, und am Ende fehlt trotzdem die Hälfte.

Eine KI kann das übernehmen. Sie hört zu, schreibt jedes Wort mit und fasst danach zusammen, was entschieden wurde und wer was erledigen soll. Hier zeigen wir dir, wie das funktioniert, wie du deine Meetings mit Breev protokollierst und was du rechtlich beachten musst, bevor du auf „Aufnehmen“ klickst.

Wie protokolliert eine KI ein Meeting?

Ein KI-Protokoll entsteht in drei Schritten:

1. Aufnahme: Das Gespräch wird als Audiodatei aufgezeichnet, im Besprechungsraum über ein Mikrofon oder bei Online-Meetings direkt aus dem Browser.
2. Transkription: Eine Spracherkennung macht aus der Aufnahme Text. Auf Wunsch erkennt sie auch, wer gerade spricht, und setzt Zeitstempel.
3. Zusammenfassung: Ein Sprachmodell liest das Transkript und zieht das Wichtige heraus: Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen, offene Punkte und nächste Schritte.

Am Ende hast du zwei Dinge: ein vollständiges Wortprotokoll, in dem du jederzeit nachlesen kannst, wer was gesagt hat, und ein kurzes Ergebnisprotokoll, das du an alle schicken kannst. Von Hand macht man meistens nur das zweite, und das auch nur lückenhaft.

Was bringt ein KI-Protokoll, und wo sind die Grenzen?

Der offensichtlichste Vorteil: Niemand muss mitschreiben. Alle können zuhören, nachfragen und mitdenken. Dazu kommt, dass die KI nichts weglässt, weil sie es für unwichtig hält oder gerade abgelenkt war. Wenn drei Wochen später jemand fragt, warum der Launch verschoben wurde, steht die Antwort im Transkript.

Perfekt ist ein KI-Protokoll trotzdem nicht. Spracherkennung tut sich schwer mit Fachbegriffen, Produktnamen und Menschen, die gleichzeitig reden. Schlechte Mikrofone und Hall im Raum machen es nicht besser. Und eine Zusammenfassung ist immer eine Auswahl: Was für dich der wichtigste Satz des Meetings war, kann die KI in einem Nebensatz abhandeln. Lies das Protokoll deshalb kurz gegen, bevor du es verschickst. Das dauert zwei Minuten statt einer Stunde.

Schritt 1: Breev-Konto anlegen

Registriere dich bei Breev. Im kostenlosen Plan kannst du fünf Meetings pro Monat protokollieren, eine Kreditkarte brauchst du dafür nicht. Nach der Registrierung findest du links in der Seitenleiste den Bereich Meetings.

Schritt 2: Meeting aufnehmen oder hochladen

Für die Aufnahme hast du vier Möglichkeiten. Welche passt, hängt davon ab, wo dein Meeting stattfindet.

• Direkt in Breev aufnehmen: Klicke unter Meetings auf Aufnehmen. Breev nimmt über das Mikrofon deines Laptops auf. Das passt für Besprechungen im Raum, wenn der Laptop in der Mitte des Tisches liegt.
• Datei hochladen: Über Hochladen lädst du eine vorhandene Audio- oder Videodatei hoch, zum Beispiel die Aufzeichnung aus Teams oder Zoom oder die Aufnahme von einem Diktiergerät.
• Chrome-Erweiterung: Für Online-Meetings im Browser, etwa in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom. Wie das geht, zeigen wir weiter unten.
• iPhone: Mit dem Breev-Kurzbefehl teilst du eine Aufnahme aus der Sprachmemos-App direkt mit Breev. Praktisch für Gespräche beim Kunden vor Ort.

Ein Meeting kostet einen Credit pro angefangene 65 Minuten. Ein 50-minütiges Meeting verbraucht also einen Credit, ein 90-minütiges zwei.

Schritt 3: Projekt, Name und Sprache wählen

Nach der Aufnahme oder dem Upload öffnet sich die Meeting-Übersicht. Hier ordnest du das Meeting einem Projekt zu oder legst über „Hinzufügen …“ ein neues an. So landen alle Meetings zu einem Kunden oder Vorhaben an einer Stelle. Dann gibst du dem Meeting einen Namen und wählst die Sprache, in der gesprochen wurde. Breev versteht über 30 Sprachen, von Deutsch und Englisch über Türkisch und Polnisch bis Japanisch.

Unter „Weitere Optionen“ findest du im Premium-Plan den Schalter Sprechererkennung & Timestamps. Damit steht im Transkript vor jedem Abschnitt, welcher Sprecher wann geredet hat. Wenn du die Zahl der Teilnehmenden kennst, trag sie im Feld „Sprecher“ ein. Das macht die Zuordnung genauer.

Klicke auf Hochladen. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, du kannst das Fenster schließen. Sobald das Protokoll fertig ist, bekommst du eine E-Mail.

Schritt 4: Protokoll lesen, prüfen und teilen

Wenn du das Meeting öffnest, siehst du oben die Zusammenfassung. Sie ist immer gleich aufgebaut:

• Generelles: worum es ging und was besprochen wurde
• Entscheidungen: was beschlossen wurde
• Aufgaben: wer was erledigen soll
• Nächste Schritte: wie es weitergeht, inklusive Termine

Darunter klappst du mit „Ganzes Transkript anzeigen …“ das vollständige Transkript auf. Wenn dir in der Zusammenfassung etwas komisch vorkommt, findest du dort schnell die Stelle, an der es gesagt wurde.

Über das Download-Symbol oben rechts speicherst du das Protokoll als PDF oder druckst es aus. Mit dem Stift-Symbol änderst du Name, Projekt oder Transkript, zum Beispiel um „Speaker 1“ durch echte Namen zu ersetzen.

Schritt 5: Protokoll an deine Anforderungen anpassen

Nicht jedes Team braucht dasselbe Protokoll. Der Vertrieb will vielleicht vor allem wissen, welche Einwände der Kunde hatte, das Projektteam braucht Fristen zu jeder Aufgabe. Dafür gibt es zwei Wege.

Für alle künftigen Meetings: Unter Einstellungen gibt es das Feld „Formatanweisungen“. Was du dort einträgst, beachtet Breev bei jeder neuen Zusammenfassung. Zum Beispiel: „Nenne bei jeder Aufgabe die verantwortliche Person und eine Frist“ oder „Schreib die Zusammenfassung auf Englisch“.

Für ein einzelnes Meeting: Im Premium-Plan klickst du beim Meeting auf das Sternchen-Symbol und gibst eine Anweisung ein. Breev erstellt die Zusammenfassung dann neu. Das Transkript bleibt dabei unverändert, und du verbrauchst keine Credits. Du kannst es also ruhig zwei-, dreimal probieren, bis das Protokoll passt.

In den Einstellungen findest du außerdem den Schalter „Erkennungsfehler mit KI korrigieren“. Er ist standardmäßig an. Breev geht das Transkript dann noch einmal durch und korrigiert falsch verstandene Wörter anhand des Zusammenhangs, bevor die Zusammenfassung entsteht.

Online-Meetings mit der Chrome-Erweiterung protokollieren

Viele Meetings finden heute in Google Meet, Teams oder Zoom statt. Für diese Meetings gibt es den Breev Meeting-Recorder für Chrome. Er nimmt den Ton des Browser-Tabs auf und schickt ihn nach dem Meeting an Breev. Anders als bei vielen anderen Tools tritt dabei kein Bot deinem Meeting bei, der als zusätzlicher Teilnehmer in der Liste auftaucht.

Erweiterung einrichten

1. Installiere die Erweiterung aus dem Chrome Web Store. Danach öffnet sich ihre Einstellungsseite.
2. Erstelle in Breev unter Einstellungen → Chrome-Erweiterung einen Upload-Token und kopiere ihn.
3. Füge den Token in der Erweiterung ein und klicke auf Speichern und testen. Die Erweiterung zeigt dir dann, mit welchem Konto sie verbunden ist und wie viele Credits du noch hast.
4. Klicke unter „Mikrofon aufnehmen“ einmal auf Zugriff erlauben. Ohne Mikrofon nimmt die Erweiterung nur die anderen Teilnehmenden auf, deine eigene Stimme fehlt dann im Protokoll.

Meeting aufnehmen

Tritt dem Meeting wie gewohnt in Chrome bei. Die Erweiterung erkennt Meetings in Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Webex, Jitsi und Whereby und erinnert dich auf Wunsch per Benachrichtigung an die Aufnahme. Klicke auf das Breev-Symbol in der Symbolleiste, prüfe den Namen des Meetings und klicke auf Aufnahme starten. Schneller geht es mit dem Tastenkürzel Alt+Shift+R.

Du kannst das Popup danach schließen, die Aufnahme läuft im Hintergrund weiter. Am Breev-Symbol siehst du währenddessen „REC“. Wenn du das Meeting verlässt oder den Tab schließt, endet die Aufnahme automatisch. Die Erweiterung lädt sie dann hoch, und eine Benachrichtigung führt dich direkt zum Meeting in Breev. Alle Aufnahmen aus der Erweiterung landen im Projekt „Uploads“.

Falls der Upload einmal nicht klappt, etwa weil du offline bist oder keine Credits mehr hast, geht die Aufnahme nicht verloren. Sie bleibt in der Erweiterung, und du kannst sie später erneut an Breev senden oder herunterladen.

Wichtig: Die Erweiterung nimmt nur auf, was im Browser läuft. Wenn du Teams oder Zoom als Desktop-App nutzt, öffne das Meeting stattdessen im Browser, oder lade die Aufzeichnung danach in Breev hoch. Wie das in Teams, Zoom und Google Meet geht, zeigen wir im Artikel Meetings aufzeichnen und transkribieren. Webinare und andere Tabs mit Ton kann die Erweiterung übrigens auch aufnehmen.

Datenschutz: Darfst du Meetings mit KI protokollieren?

Ja, aber nicht heimlich. In Deutschland ist es nach § 201 StGB strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Einverständnis aufzunehmen. Sag deshalb zu Beginn jedes Meetings, dass du aufnimmst und wofür, und hol dir die Zustimmung aller Teilnehmenden. Wer nicht einverstanden ist, muss das ohne Nachteile sagen können. Bei Meetings mit Kunden oder Bewerbern gilt das ganz besonders.

Dazu kommt die DSGVO: Eine Aufnahme enthält personenbezogene Daten, du brauchst also eine Rechtsgrundlage und solltest die Verarbeitung in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen. Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, rede vorher mit ihm. Tools, die Gespräche von Beschäftigten aufzeichnen, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in der Regel mitbestimmungspflichtig.

So geht Breev mit deinen Daten um: Breev läuft auf Servern in Deutschland. Die Audiodatei löschen wir, sobald das Transkript fertig ist, gespeichert bleiben nur Transkript und Zusammenfassung. Die kannst du jederzeit selbst löschen. Die Chrome-Erweiterung nimmt nur auf, wenn du die Aufnahme selbst startest, und schickt die Aufnahme ausschließlich an dein Breev-Konto.

Eine Sache solltest du wissen: Für die Zusammenfassung schickt Breev das Transkript an die API von OpenAI. Im Premium-Plan läuft auch die genauere Transkription über OpenAI. OpenAI trainiert mit diesen Daten nicht. Erwähne das trotzdem, wenn du die Teilnehmenden informierst. Ob deine Einwilligung und deine Rechtsgrundlage ausreichen, klärst du am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten, denn dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Tipps für bessere KI-Protokolle

• Guter Ton schlägt alles. Ein Konferenzmikrofon in der Mitte des Tisches bringt mehr als jede Einstellung. Online helfen Headsets.
• Die richtige Sprache wählen. Wenn Breev ein deutsches Meeting als englisches verarbeitet, wird das Transkript unbrauchbar.
• Nicht durcheinanderreden. Wenn drei Leute gleichzeitig sprechen, versteht die KI so wenig wie ein menschlicher Protokollant.
• Ergebnisse laut aussprechen. Ein Satz wie „Wir halten fest: Launch am ersten Dezember, Anna kümmert sich um die Preisseite“ landet zuverlässig unter Entscheidungen und Aufgaben.
• Namen nennen. „Ben, übernimmst du das?“ ist für die KI eindeutiger als „Kannst du das übernehmen?“.
• Gegenlesen. Zwei Minuten Kontrolle, bevor das Protokoll an alle geht, ersparen dir die Korrekturmail.

Was kostet es?

Im kostenlosen Plan protokollierst du fünf Meetings pro Monat. Der Premium-Plan kostet 23,80 € pro Monat inklusive Mehrwertsteuer. Er enthält 50 Meetings pro Monat, eine deutlich genauere Transkription, die Sprechererkennung mit Zeitstempeln und das Neuerstellen von Zusammenfassungen per Anweisung. Für Unternehmen gibt es den Enterprise-Plan, der auch die anderen Breev-Module enthält. Alle Preise stehen auf breev.ai/de/pricing.

Häufige Fragen

Kann ich Teams-Meetings mit KI protokollieren?

Ja. Wenn du Teams im Browser nutzt, nimmst du das Meeting mit der Breev Chrome-Erweiterung auf. Nutzt du die Teams-App, lädst du die Aufzeichnung nach dem Meeting in Breev hoch. Für Google Meet und Zoom gilt dasselbe.

Wie lange dauert es, bis das Protokoll fertig ist?

Meistens nur wenige Minuten, bei langen Meetings etwas länger. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, und du bekommst eine E-Mail, sobald das Protokoll fertig ist.

Wie lang darf ein Meeting sein?

Ein Credit reicht für bis zu 65 Minuten. Längere Meetings verbrauchen entsprechend mehr Credits, ein Meeting über 90 Minuten zum Beispiel zwei.

Erkennt die KI, wer was gesagt hat?

Ja, im Premium-Plan. Mit der Sprechererkennung steht im Transkript vor jedem Abschnitt der Sprecher und die Zeit, zum Beispiel „Speaker 1 [3:12 - 3:40]“. Die Platzhalter kannst du im Transkript durch echte Namen ersetzen.

Muss ich die Teilnehmenden vorher fragen?

Ja. Ohne Einverständnis aller Teilnehmenden darfst du ein Meeting nicht aufnehmen. Sag zu Beginn, dass du aufnimmst und wofür, und gib allen die Möglichkeit, zu widersprechen.

Fazit

Meetings mit KI zu protokollieren spart vor allem eines: die Stunde, in der jemand mitschreibt statt mitzureden. Mit Breev nimmst du das Meeting auf, im Raum, im Browser oder vom iPhone, und bekommst ein Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben und nächsten Schritten. Sag vorher allen Bescheid, lies das Ergebnis kurz gegen, und passe die Formatanweisungen nach den ersten Meetings so an, dass das Protokoll zu deinem Team passt.

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