Meetings aufzeichnen und transkribieren: So geht es in Teams, Zoom, Google Meet und vor Ort

Was hat der Kunde zum Liefertermin genau gesagt? Wer hat zugesagt, die Zahlen bis Freitag zu schicken? Nach einem Meeting weiß das oft niemand mehr so genau. Wenn du das Meeting aufzeichnest und transkribierst, kannst du es einfach nachlesen.

Hier zeigen wir dir, wie du Meetings in Teams, Zoom und Google Meet aufzeichnest, wie du Besprechungen im Raum aufnimmst und wie du aus der Aufnahme mit Breev ein Transkript machst, in dem steht, wer wann was gesagt hat.

Aufzeichnen und transkribieren: was ist der Unterschied?

Beim Aufzeichnen entsteht eine Audio- oder Videodatei. Die ist vollständig, aber wer etwas sucht, muss sich durch eine Stunde Aufnahme klicken. Beim Transkribieren macht eine Spracherkennung aus dieser Datei Text. Den kannst du überfliegen, durchsuchen, kopieren und weitergeben.

Ein Transkript ist ein Wortprotokoll: Es steht alles drin, auch Nebensätze und Abschweifungen. Wenn du nur die Ergebnisse brauchst, also Entscheidungen, Aufgaben und nächste Schritte, macht Breev daraus automatisch eine Zusammenfassung. Wie das funktioniert, beschreiben wir im Artikel Meetings mit KI protokollieren. Hier geht es um die zwei Schritte davor: eine gute Aufnahme und ein sauberes Transkript.

Welcher Weg passt zu deinem Meeting?

Online-Meetings im Browser aufzeichnen

Der einfachste Weg für Online-Meetings ist der Breev Meeting-Recorder für Chrome. Er nimmt den Ton des Browser-Tabs auf, also alles, was die anderen Teilnehmenden sagen, und mischt dein Mikrofon dazu. So steht auch deine eigene Stimme im Transkript.

Das hat zwei Vorteile gegenüber der eingebauten Aufzeichnung von Teams, Zoom oder Meet. Erstens hängt es nicht davon ab, welche Lizenz du hast oder ob der Organisator die Aufzeichnung erlaubt hat. Zweitens tritt kein Bot dem Meeting bei, der als zusätzlicher Teilnehmer in der Liste auftaucht und Gäste irritiert.

So nimmst du auf: Tritt dem Meeting in Chrome bei, klicke auf das Breev-Symbol und dann auf Aufnahme starten, oder drück Alt+Shift+R. Die Erweiterung erkennt Meetings in Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Webex, Jitsi und Whereby und erinnert dich auf Wunsch an die Aufnahme. Sie nimmt aber jeden Tab mit Ton auf, also zum Beispiel auch Webinare.

Du kannst das Popup schließen und ganz normal weiterarbeiten. Wenn du das Meeting verlässt oder den Tab schließt, endet die Aufnahme automatisch und landet in Breev im Projekt „Uploads“. Wie du die Erweiterung einmalig mit deinem Konto verbindest, zeigen wir Schritt für Schritt im Artikel zum KI-Protokoll.

Teams, Zoom und Google Meet: die eingebaute Aufzeichnung nutzen

Wenn du Teams oder Zoom als Desktop-App nutzt, kommt die Chrome-Erweiterung nicht an den Ton. Dann nimmst du mit der Funktion der Plattform auf und lädst die Datei danach in Breev hoch. Ob du aufzeichnen darfst, hängt bei allen drei Plattformen von deiner Lizenz und den Einstellungen deiner IT ab. Oft darf nur der Organisator aufzeichnen.

• Microsoft Teams: Im Meeting über Mehr → Aufzeichnen und transkribieren → Aufzeichnung starten. Die Aufzeichnung landet als MP4-Datei in OneDrive oder SharePoint. Von dort lädst du sie herunter.
• Zoom: In der Desktop-App über Aufzeichnen. Bei einer lokalen Aufzeichnung legt Zoom die Dateien nach dem Meeting in einem Ordner auf deinem Rechner ab, neben dem Video meist auch eine reine Audiodatei im M4A-Format. Die ist kleiner und reicht für das Transkript völlig.
• Google Meet: Über Aktivitäten → Aufzeichnung. Die Funktion gibt es nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen. Die Datei landet in Google Drive des Organisators.

Teams, Zoom und Meet bieten teilweise auch eigene Transkripte an. Die sind allerdings an die Plattform gebunden. Mit Breev landen alle Meetings an einem Ort, egal über welches Tool sie liefen, und du bekommst zusätzlich die Zusammenfassung.

Besprechungen vor Ort aufzeichnen

Für die Besprechung im Konferenzraum brauchst du keine zusätzliche Hardware. Öffne Breev auf dem Laptop, geh zu Meetings und klicke auf Aufnehmen. Breev nimmt über das Mikrofon des Laptops auf. Leg den Laptop dafür in die Mitte des Tisches, nicht ans Kopfende.

Bist du unterwegs oder beim Kunden, nimm das Gespräch mit der Sprachmemos-App auf dem iPhone auf. Mit dem Breev-Kurzbefehl öffnest du danach die Aufnahme, tippst auf „Teilen“ und wählst „Breev“. Das Meeting wird sofort verarbeitet und landet ebenfalls im Projekt „Uploads“. Den Kurzbefehl richtest du in Breev unter Einstellungen → iPhone-Kurzbefehl ein.

Aufnahme in Breev transkribieren

Aufnahmen aus der Chrome-Erweiterung und vom iPhone transkribiert Breev automatisch. Für eine Aufzeichnung aus Teams, Zoom oder Meet gehst du so vor:

1. Öffne in Breev Meetings und klicke auf Hochladen. Ein kostenloses Konto legst du hier an, falls du noch keins hast.
2. Wähle die Datei aus und klicke auf Nächster Schritt. Du kannst Audio- und Videodateien hochladen, also zum Beispiel MP4, MP3, M4A oder WAV. Bei Videos verarbeitet Breev nur die Tonspur.
3. Ordne das Meeting einem Projekt zu, gib ihm einen Namen und wähle die Sprache, in der gesprochen wurde. Breev versteht über 30 Sprachen.
4. Im Premium-Plan schaltest du unter „Weitere Optionen“ die Sprechererkennung & Timestamps ein. Wenn du weißt, wie viele Personen gesprochen haben, trag die Zahl im Feld „Sprecher“ ein.
5. Klicke auf Hochladen. Sobald das Transkript fertig ist, bekommst du eine E-Mail.

Ein Credit reicht für bis zu 65 Minuten Aufnahme. Ein Meeting von 90 Minuten verbraucht also zwei Credits. Schlägt die Verarbeitung fehl, bekommst du die Credits zurück.

Wie genau ist das Transkript?

Das hängt vor allem von der Aufnahme ab, und ein bisschen vom Plan. Im kostenlosen Plan transkribiert Breev mit mittlerer Genauigkeit. Damit Namen und Fachbegriffe trotzdem stimmen, korrigiert eine KI das Transkript anschließend anhand des Zusammenhangs. Den Schalter dafür findest du unter Einstellungen → Erkennungsfehler mit KI korrigieren. Er ist standardmäßig an. Im Premium-Plan läuft die Transkription über ein genaueres Modell, und mit der Sprechererkennung steht vor jedem Abschnitt, welcher Sprecher wann geredet hat.

Die Sprechererkennung unterscheidet Stimmen, sie kennt aber keine Namen. Im Transkript stehen deshalb zunächst „Speaker 1“, „Speaker 2“ und so weiter, jeweils mit Zeitstempel, zum Beispiel „Speaker 1 [3:12 - 3:40]“.

Was du mit dem Transkript machen kannst

Öffne das Meeting in Breev und klappe unter der Zusammenfassung „Ganzes Transkript anzeigen …“ auf. Über das Stift-Symbol bearbeitest du das Transkript. Damit korrigierst du einzelne Wörter oder ersetzt „Speaker 1“ durch den echten Namen. Über das Download-Symbol speicherst du das Meeting als PDF oder druckst es aus.

Zu jedem Transkript erstellt Breev automatisch eine Zusammenfassung mit Entscheidungen, Aufgaben und nächsten Schritten. Und wenn dein Unternehmen den Breev-Assistenten nutzt, kannst du ihm Fragen zu deinen Meetings stellen, etwa „Was hat Ben im Weekly Sync zum Launch gesagt?“. Der Assistent sucht die Antwort dann in deinen Transkripten.

Tipps für besseren Ton

Die Spracherkennung kann nur verstehen, was sie gut hört. Diese Punkte machen den größten Unterschied:

• Nah ans Mikrofon: Ein Laptop am Ende eines langen Tisches hört die Hälfte der Runde kaum. Ein Konferenzmikrofon in der Mitte oder ein Headset bei Online-Meetings hilft mehr als jede Einstellung.
• Störgeräusche vermeiden: Lüfter, Tastaturgeklapper und offene Fenster landen im Transkript als Fehler. Wer nicht spricht, schaltet sich online stumm.
• Nacheinander reden: Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, leiden Transkript und Sprechererkennung.
• Die richtige Sprache wählen: Wähle beim Hochladen die Sprache, in der tatsächlich gesprochen wurde.
• Aufnahme kurz testen: Zehn Sekunden Probeaufnahme vor einem wichtigen Termin ersparen dir eine Stunde ohne Ton.

Darfst du Meetings einfach aufzeichnen?

Nein, nicht ohne Zustimmung. In Deutschland ist es nach § 201 StGB strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort heimlich aufzunehmen. Sag deshalb zu Beginn, dass du aufzeichnest und wofür, und hol dir das Einverständnis aller Teilnehmenden. Das gilt auch, wenn die Chrome-Erweiterung technisch ohne Organisator-Rechte aufnehmen kann. Teams, Zoom und Meet blenden bei ihrer eigenen Aufzeichnung einen Hinweis ein, die Erweiterung tut das nicht.

Breev löscht die Audiodatei, sobald das Transkript fertig ist. Gespeichert bleiben nur Transkript und Zusammenfassung, und die kannst du jederzeit löschen. Mehr zu DSGVO, Betriebsrat und dazu, welche Dienste Breev bei der Verarbeitung nutzt, findest du im Artikel zum KI-Protokoll im Abschnitt Datenschutz. Wie immer gilt: Das ist keine Rechtsberatung.

Was kostet es?

Im kostenlosen Plan zeichnest du fünf Meetings pro Monat auf und transkribierst sie. Eine Kreditkarte brauchst du nicht. Der Premium-Plan kostet 23,80 € pro Monat inklusive Mehrwertsteuer und enthält 50 Meetings pro Monat, die genauere Transkription und die Sprechererkennung mit Zeitstempeln. Alle Pläne findest du auf breev.ai/de/pricing.

Häufige Fragen

Kann ich ein Teams-Meeting aufzeichnen, wenn ich nicht der Organisator bin?

Mit der Breev Chrome-Erweiterung geht das, wenn du Teams im Browser nutzt. Sie nimmt den Ton deines Tabs auf und braucht dafür keine Rechte in Teams. Das Einverständnis aller Teilnehmenden brauchst du trotzdem.

Welche Dateiformate kann ich hochladen?

Gängige Audio- und Videoformate wie MP3, M4A, WAV oder MP4. Bei Videodateien verarbeitet Breev nur die Tonspur.

Wie lange dauert die Transkription?

Meistens nur wenige Minuten, bei langen Aufnahmen etwas länger. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, und du bekommst eine E-Mail, sobald das Transkript fertig ist.

Erkennt Breev, wer gesprochen hat?

Ja, im Premium-Plan mit der Sprechererkennung. Im Transkript steht dann vor jedem Abschnitt der Sprecher mit Zeitstempel. Die Platzhalter wie „Speaker 1“ kannst du durch echte Namen ersetzen.

In welchen Sprachen kann Breev transkribieren?

In über 30 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Türkisch, Arabisch, Chinesisch und Japanisch.

Fazit

Für Online-Meetings im Browser ist die Chrome-Erweiterung der schnellste Weg: ein Klick, kein Bot, keine Organisator-Rechte nötig. Läuft das Meeting in einer Desktop-App, lädst du die Aufzeichnung der Plattform hoch. Im Raum reicht der Laptop, unterwegs das iPhone. In jedem Fall bekommst du ein Transkript, das du durchsuchen, korrigieren und teilen kannst, und eine Zusammenfassung dazu. Achte auf guten Ton und sag allen vorher Bescheid.

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