Wie man effektive Meetingsnotizen macht

Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Sie bieten eine Plattform für den Austausch von Ideen, die Planung von Projekten und die Entscheidungsfindung. Doch ohne eine ordentliche Dokumentation können wichtige Informationen schnell verloren gehen. Hier kommen Meetingsnotizen ins Spiel. Richtig geführt, können sie die Produktivität steigern, Verantwortlichkeiten klären und als wertvolle Referenz dienen.

Warum sind Meetingsnotizen wichtig?

Meetingsnotizen sind aus mehreren Gründen unerlässlich:

• Erinnerung: Sie helfen dabei, sich an die besprochenen Punkte zu erinnern.
• Verantwortlichkeit: Sie dokumentieren, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
• Referenz: Sie dienen als Nachschlagewerk für zukünftige Entscheidungen und Maßnahmen.
• Transparenz: Sie sorgen für Klarheit und Transparenz bei den besprochenen Themen.

Vorbereitung auf das Meeting

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu effektiven Meetingsnotizen. Hier sind einige Schritte, die Sie vor dem Meeting unternehmen sollten:

• Agenda erstellen: Erstellen Sie eine klare und strukturierte Agenda. Dies hilft Ihnen, den Fokus zu behalten und relevante Punkte zu notieren.
• Dokumente vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Dokumente und Materialien zur Hand haben.
• Notizwerkzeuge wählen: Entscheiden Sie sich für ein Notizwerkzeug, das zu Ihnen passt, sei es ein Notizbuch, ein Laptop oder eine spezielle Software.

Techniken und Methoden für Meetingsnotizen

1. Cornell-Methode

Die Cornell-Methode ist eine weit verbreitete Technik zum Notieren. Sie besteht aus drei Abschnitten:

• Notizenbereich: Hier notieren Sie die Hauptpunkte während des Meetings.
• Schlüsselwörter: In diesem Bereich notieren Sie wichtige Begriffe oder Fragen.
• Zusammenfassung: Am Ende fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen.

2. Mind-Mapping

Mind-Mapping ist eine visuelle Methode, die besonders bei kreativen Meetings nützlich ist. Sie hilft, komplexe Informationen in einer strukturierten und leicht verständlichen Weise darzustellen.

• Zentraler Gedanke: Beginnen Sie mit dem Hauptthema in der Mitte.
• Zweige: Fügen Sie Zweige für Unterthemen und relevante Punkte hinzu.

3. Bullet-Journaling

Bullet-Journaling ist eine flexible Methode, die kurze Stichpunkte und Symbole verwendet, um Informationen schnell und effizient zu erfassen.

• Stichpunkte: Verwenden Sie kurze Sätze oder Phrasen, um wichtige Informationen festzuhalten.
• Symbole: Verwenden Sie Symbole, um verschiedene Arten von Notizen zu kennzeichnen (z.B. Aufgaben, Ideen, Fragen).

Effektive Notizen während des Meetings

Während des Meetings ist es wichtig, strukturiert und aufmerksam zu notieren. Hier sind einige Tipps:

• Aktiv zuhören: Konzentrieren Sie sich auf die Sprecher und versuchen Sie, die wichtigsten Punkte herauszufiltern.
• Wichtige Punkte markieren: Verwenden Sie Hervorhebungen oder Symbole, um wichtige Punkte hervorzuheben.
• Fragen notieren: Notieren Sie alle Fragen, die während des Meetings aufkommen, um später darauf zurückzukommen.
• Klarheit und Präzision: Achten Sie darauf, klar und präzise zu notieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Nach dem Meeting: Meetingsnotizen verwenden

Nach dem Meeting sollten die Notizen organisiert und verwendet werden, um den größten Nutzen daraus zu ziehen:

• Überprüfung und Bereinigung: Gehen Sie Ihre Notizen durch und bereinigen Sie sie, falls nötig.
• Verteilung: Teilen Sie die Notizen mit den Teilnehmern und anderen relevanten Personen.
• Nachverfolgung: Erstellen Sie eine Liste der zu erledigenden Aufgaben und verfolgen Sie den Fortschritt.
• Archivierung: Speichern Sie die Notizen an einem leicht zugänglichen Ort für zukünftige Referenzen.

Schema für Meetingsnotizen

Ein strukturiertes Schema hilft dabei, Meetingsnotizen effizient und umfassend zu gestalten. Hier ist ein Beispiel für ein nützliches Schema:

Tools und Technologien für Meetingsnotizen

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Technologien, die das Notieren und Verwalten von Meetingsnotizen erleichtern können:

• Breev: Platform für automatische Zusammenfassungen, die durch KI erstellt werden und zentral abgespeichert werden.
• Microsoft OneNote: Ein vielseitiges Notiztool, das sich gut für strukturierte Notizen eignet.
• Evernote: Eine beliebte App, die Notizen, To-Do-Listen und vieles mehr integriert.
• Google Keep: Ein einfaches und leicht zugängliches Tool für schnelle Notizen.
• Trello: Ein Projektmanagement-Tool, das sich gut für die Verfolgung von Aufgaben eignet.

Zusammenfassung

Effektive Meetingsnotizen sind ein unverzichtbares Werkzeug im Geschäftsalltag. Mit den richtigen Techniken und Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Notizen klar, präzise und nützlich sind. Indem Sie sich gut vorbereiten, aufmerksam zuhören und Ihre Notizen nach dem Meeting organisieren, maximieren Sie den Nutzen Ihrer Meetings und tragen zur Effizienz und Transparenz in Ihrem Team bei.