Diese Unternehmenssoftwares sind unersetzlich im Mittelstand

Unternehmen des Mittelstands sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft – flexibel, innovativ und oft stark in ihrer Nische. Doch mit wachsendem Wettbewerb und zunehmender Digitalisierung wird eines immer klarer: Ohne die richtige Unternehmenssoftware läuft nichts mehr rund.

Doch Unternehmenssoftware ist wirklich essentiell für den Mittelstand – also für ein Unternehmen mit vielleicht 20 bis 250 Mitarbeitenden, überschaubaren IT-Ressourcen und dem Wunsch nach Effizienz und Wachstum?

In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die wichtigsten Kategorien an Unternehmenssoftware, die jedes mittelständische Unternehmen im Blick haben sollte – unabhängig von Branche oder Geschäftsmodell.

ERP-System – Das Herz-Kreislauf-System eines Unternehmens

Die erste Kategorie an Unternehmenssoftware sind die sogenannten ERP-Systeme. ERP steht für Enterprise Resource Planning, also das gezielte Einsetzen von Ressourcen. Ressourcen sind dabei nicht nur die Rohstoffe, die in Ihr Produkt einfließen, Ressourcen werden in allen Prozessen im Mittelstand eingesetzt. Ob in der Finanzplanung Geld, im Einkauf Lagerfläche, in der Produktion Rohstoffe oder im HR-Bereich Personal – überall sind Ressourcen gefragt.

Warum wichtig?

Ein ERP-System ist ein integraler Bestandteil Ihrer Sammlung an Unternehmenssoftware aus vielen verschiedenen Gründen. Zunächst werden Sie mit einem ERP-System das Excel-Chaos los, was im Mittelstand mittlerweile dem Alltag angehört. Anstelle von einer Excel mit dem Namen 230422_Financial_Planning_Production_March_2024_v84_Final_Final.xlsx haben Sie nun eine einzige Unternehmenssoftware, die als Single Source of Truth genutzt werden kann. Ein weiterer Grund, der für ein ERP-System im Mittelstand spricht, ist, dass Sie mit dieser Unternehmenssoftware on-demand Zugriff auf wichtige Unternehmenszahlen haben, wie z.B. auf Ihren aktuellen Lagerbestand. Zudem haben viele Unternehmenssoftware im ERP-Bereich heutzutage künstliche Intelligenz integriert, die Sie bei den tagtäglichen Aufgaben als Geschäftsführer unterstützt durch einfache Analysen oder konkrete Handlungsempfehlungen. 

Beliebte ERP-Systeme

• SAP Business One
• Weclapp
• Lexware
• Microsoft Dynamics 365 Business Central 

CRM-System – Alle Kunden im Blick

Die zweite essentielle Unternehmenssoftware für den Mittelstand ist das CRM-System (Customer Relationship Management). Dieses System hilft dabei, alle Kundendaten zentral abzuspeichern. Das ist nicht nur wichtig für zentrale Aspekte des Vertriebs wie das Key-Account-Management, sondern auch essentiell für Marketing und Support.

Warum wichtig?

Ein CRM-System ist besonders im Mittelstand wichtig, da es in unstrukturierte Prozesse Struktur bringt und so ein skalierbares Wachstum ermöglicht. Gerade im Mittelstand sind Kundenbeziehungen eine der wichtigsten Ressourcen, ein CRM-System hilft dabei, diese Beziehungen zu stärken, indem es z.B. regelmäßige Follow-ups sicherstellt oder wichtige Kundendaten zuverlässig bereitstellt. Außerdem ermöglicht diese Kategorie von Unternehmenssoftware einen automatisierten Vertriebsprozess, der robust mit Ihrem Unternehmen wächst. Leads und potentielle Verkaufschancen, sowie deren Status bleiben zudem während des gesamten Prozesses übersichtlich strukturiert und nachvollziehbar für alle Mitarbeiter.

Beliebte CRM-Tools

• HubSpot
• Pipedrive
• Salesforce
• Zoho CRM

Buchhaltung & Rechnungswesen – Ohne geht’s nicht

Spätestens, wenn das Finanzamt vor der Tür steht, müssen Ihre Finanzen sitzen. Selbst wenn Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie über diese Art von Unternehmenssoftware nachdenken. Eine saubere, jederzeit einsehbare Buchhaltung kann Ihnen als Mittelständler viel Geld und Zeit sparen.

Warum wichtig?

Falls Ihre Software für Buchhaltung Excel ist, sollten Sie diese Entscheidung schnell überdenken. In mehreren Urteilen wurde festgestellt, dass Excel kein geeignetes Tool für die Finanzbuchhaltung ist, da eine Excel-Datei einfach manipuliert werden kann. Eine geeignete Unternehmenssoftware ist dabei nicht nur für das Finanzamt wichtig, sondern bietet auch für Ihren mittelständischen Betrieb viele Vorteile. Einerseits automatisiert es die Rechnungs- und Belegerfassung, was Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit spart. Zudem erleichtert es die Cashflow-Planung, indem man jederzeit Zugriff auf eine aktuelle Bilanz- und Gewinn-und-Verlust-Rechnung hat. Zudem sieht man die aktuelle Steuerschuld, die z.B. durch die Umsatzsteuer anfällt. Falls Sie einen Steuerberater haben, wird auch er Ihnen dankbar sein, wenn Sie eine geeignete Unternehmenssoftware einsetzen. Anstelle von hunderten von Belegen kann er durch solch eine Unternehmenssoftware einfach auf Ihre Finanzdaten zugreifen und ein besseres Verständnis durch eine sinnvolle Strukturierung erlangen.

Beliebte Buchhaltung-Tools

• DATEV
• Lexoffice
• SevDesk
• FastBill

HR-Software – Mitarbeiter digital managen

Ob Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder Bewerbermanagement – im Mittelstand wird das Thema Personalmanagement immer wichtiger. Diese Unternehmenssoftware ist mit vielen anderen Bereichen Ihres Unternehmens eng verbunden, daher sollten besonders Acht darauf gelegt werden, welche Software zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Warum wichtig?

Der erste Punkt, warum HR-Software wichtig ist, ist, dass so eine Unternehmenssoftware Ihren Papierkram drastisch reduziert. Gerade im Handwerk und produzierenden Mittelstand ist analoge Zeiterfassung mit Stift und Papier noch an der Tagesordnung. Der Nachteil: schlecht auswertbar, einfach manipulierbar, manuelle Übertragung in andere Systeme. Eine HR-Unternehmenssoftware löst alle diese Probleme bei überschaubarem Aufwand. Dem Mittelstand fällt es immer schwerer, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Einer der Gründe ist, dass die kommende Generation einen digitalen Bewerbungsprozess erwartet, selbst bei Unternehmen, die seit Jahrhunderten existieren. Auch hier kann eine HR-Software dem MIttelstand Abhilfe verschaffen. Zuletzt sparen Sie durch ein HR-System wertvolle Zeit durch klare Prozesse beim Onboarding und der Mitarbeiterverwaltung.

Beliebte HR-Software

• Personio
• Kenji
• HRworks
• HeavenHR

Projektmanagement-Software – Teamwork organisieren

Viele Mittelständler arbeiten in Projekten – sei es im Handwerk, in Agenturen oder im Maschinenbau. Projektmanagement-Software sorgt dafür, dass Aufgaben nicht verloren gehen und Teams fokussiert arbeiten können.

Warum wichtig?

Zunächst sorgt diese Unternehmenssoftware für eine klare Aufgabenverteilung ohne Diskussionen, wer jetzt was erledigen wollte. Außerdem wird durch eine Projektmanagement-Software eine Zeit- und Ressourcenkontrolle gewährleistet. Zeitkritische Vorgänge können markiert und besonders in Betracht gezogen werden. Zuletzt sorgt diese Unternehmenssoftware für Transparenz im Team. Jeder weiß zu jeder Zeit, wer woran arbeitet. Falls Fragen zu bestimmten Prozessen aufkommen, kann der Verantwortliche schnell ausfindig gemacht und zum Rat gezogen werden.

Beliebte Projektmanagement-Software

• Asana 
• Trello
• ClickUp
• Jira

Wissensmanagement-Software – Wissen sichern

Gerade im Mittelstand hängt oft viel Wissen an einzelnen Köpfen. Unternehmenssoftware für Wissensmanagement hilft, dieses Know-how zu sichern und für alle zugänglich zu machen – besonders wichtig im Onboarding, bei der Einarbeitung und bei der internen Kommunikation.

Warum wichtig?

Wissensmanagement sorgt dafür, dass unternehmensrelevantes Know-how langfristig erhalten bleibt und nicht mit einzelnen Personen verschwindet. Gleichzeitig ermöglicht es einen schnellen und zentralen Zugriff auf interne Prozesse, Abläufe und Dokumentationen – das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und sorgt für mehr Effizienz im Arbeitsalltag. Darüber hinaus trägt ein offener Umgang mit Wissen durch eine spezielle Unternehmenssoftware zum Wissensmanagement zur Förderung einer transparenten Kultur bei, in der Informationen geteilt werden und alle Mitarbeitenden vom kollektiven Wissen profitieren.

Beliebte Wissensmanagement-Software

• Breev
• Notion
• SharePoint
• Confluence

IT-Sicherheit – Pflicht statt Kür

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigen auch die Risiken. Mittelständler sind oft ein beliebtes Ziel für Cyberangriffe – umso wichtiger ist eine gute Sicherheitsinfrastruktur. Unternehmenssoftware, die Vulnerabilitäten aufdeckt und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien gewährleistet, kann ein großer Beitrag zur Sicherheitsinfrastruktur sein.

Warum wichtig?

Zum einen schützt sie vor Datenverlust und kriminellen Angriffen aus dem Netz. Cybercrime kann nicht nur den laufenden Betrieb stören, sondern auch zu erheblichen finanziellen Schäden führen. Gleichzeitig ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwingend erforderlich. Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen – bei Verstößen drohen hohe Bußgelder und ein nachhaltiger Vertrauensverlust. Nicht zuletzt geht es um die Sicherheit sensibler Informationen, wie Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse. Wer hier gut mit entsprechender Unternehmenssoftware aufgestellt ist, schafft Vertrauen und stärkt die eigene Wettbewerbsfähigkeit. IT-Sicherheit ist somit keine Option, sondern eine zentrale Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens, auch im Mittelstand.

Beliebte Sicherheits-Software

• Antivirus & Endpoint Protection (z. B. G DATA, Bitdefender)
• Backup-Lösungen (Veeam, Acronis)
• DSGVO-konforme Cloud-Lösungen (z. B. Nextcloud)

Fazit – Lieber wenige Tools, aber die richtigen 

Für den „durchschnittlichen Mittelständler“ ist es nicht entscheidend, möglichst viele Tools einzuführen – sondern die richtige Unternehmenssoftware, die zur eigenen Arbeitsweise passt und wirklich Mehrwert bringt.

Ein gutes ERP- und CRM-System, gepaart mit sauberer Buchhaltung, sicherer IT und klaren Prozessen im Projekt- und Wissensmanagement, bilden eine stabile Grundlage für nachhaltiges Wachstum.