Effektive Meetings: So holst du das Beste heraus

Ob mit dem Team, dem Chef oder einem Kunden – Meetings gehören in vielen Berufen zum Alltag. Doch allzu oft fühlen sie sich durch lange Diskussionen und unklare Ergebnisse wie eine Zeitverschwendung an. Damit deine Meetings effizient werden, sind hier fünf Tipps, mit denen du das Beste aus jeder Besprechung herausholst:

1. Ein klares Ziel

Um Meetings produktiv zu halten, ist es entscheidend, ein klares Ziel vor Augen zu haben. Frage dich vor dem Meeting, was du dir daraus versprichst. Hilfreich kann es auch sein, das Ziel schriftlich festzuhalten und es während des Meetings sichtbar zu behalten. Damit stellst du sicher, dass du deinen Fokus nicht verlierst und das Gespräch aktiv in die richtige Richtung lenkst. So wirst du dein gewünschtes Ergebnis mit Sicherheit erzielen.

2. Zeitlimits

Smalltalk zu Beginn eines Meetings kann eine gute Möglichkeit sein, den Ton zu setzen und die andere Person besser kennenzulernen – besonders bei ersten Gesprächen. Doch achte darauf, dass dieser Austausch nicht den Großteil des Meetings einnimmt. Ein vorher festgelegtes Zeitlimit sorgt dafür, dass du den Überblick über die Zeit behältst und dich nicht in der Unterhaltung verlierst. Das kann dir helfen, alle wichtigen Punkte in der verfügbaren Zeit anzusprechen.

3. Muss es wirklich ein Meeting sein?

Oft ist es notwendig, ein Meeting abzuhalten und mit der anderen Person zu sprechen. In vielen Fällen reicht aber auch eine E-Mail oder kurze Textnachricht aus und liefert die gewünschten Antworten viel schneller und unkomplizierter. Eine wertvolle Strategie ist es daher, im Vorfeld zu prüfen, ob ein Meeting wirklich erforderlich ist. Besonders bei Meetings mit mehreren Teilnehmern, ist es wichtig, sich eine einfache, aber sehr hilfreiche Frage zu stellen: „Ist es für mich wirklich notwendig, an diesem Meeting teilzunehmen?“ Falls du keinen Mehrwert siehst, solltest du deine Teilnahme überdenken. So vermeidest du es, Zeit zu verschwenden – sowohl die eigene als auch die von anderen.

4. Timeblocking

Timeblocking ist eine gute Methode, um effizient mit seiner Zeit umzugehen. Besonders hilfreich kannst du die Arbeitsweise nutzen, wenn es darum geht, gezielt Zeiten für Meetings zu blockieren. So kannst du die Zeit, die du in Besprechungen verbringst, klar von der Zeit trennen, die du produktiv für andere Aufgaben aufwendest. Ohne diese Struktur könnte es leicht passieren, dass du ein Meeting beendest und kurze Zeit später das nächste ansteht. Die Zeit dazwischen lässt sich oft schwer sinnvoll nutzen. Eine Lösung ist es, Meetings direkt hintereinander zu planen, um ineffektiv genutzte Zeit zu reduzieren. In diesem Fall wird das Setzen eines Zeitlimits noch wichtiger, damit jedes Meeting innerhalb des geplanten Rahmens bleibt und der Übergang zur nächsten Besprechung reibungslos verläuft.

5. Die richtige Dokumentation

Als letztes ist es immer ratsam, die wichtigsten Informationen eines Meetings festzuhalten. Dabei solltest du stets das Ziel des Meetings im Hinterkopf behalten, um die entscheidenden Punkte zu dokumentieren. Auch wenn Papier und Stift immer noch eine gute Methode sind, gibt es heutzutage Software-Lösungen, die dir helfen, alle relevanten Informationen zu sammeln. Mit den richtigen Tools musst du nicht mehr mitschreiben und kannst dich besser auf das Gespräch konzentrieren. Digitale Lösungen, die Informationen automatisch sortieren und übersichtlich darstellen, sparen dir viel Zeit beim späteren Durchsehen der Notizen. Dadurch kannst du dich auf die Umsetzung der besprochenen Punkte konzentrieren, anstatt viel Zeit mit der nachträglichen Organisation zu verbringen.